Tips membuat sebuah Event
info: tulisan ini aku ambil disalah satu kegiatan browsingku yang lalu, dan mungkin sudah lama sekali berdiam sehingga akhirnya aku memutuskan untuk memuatnya dimedia ini dan sengaja aq tidak merubah sedikit pun isi didalamnya.
Oleh : Yana Hermina
Saya tidak bermaksud sok tau..tetapi saya hanya ingin berbagi pengalaman aja setelah membuat sebuah event beberapa waktu lalu. Kalian mungkin ingin membuat sebuah E.O (Event Organizer) dan ingin membuat sebuah event tetapi belum terlalu paham untuk memulai nya……beginilah :
Team
Dalam sebuah event organizer tentunya harus ada kerjasama team, maka carilah Sdm-sdm yang sekiranya menurut kamu bisa dihandalkan dibidang nya masing-masing yang tentunya berkaitan dengan E.O kamu seperti bidang promoted yaitu dia itu seseorang yang bisa mempromosikan event yang akan kamu buat untuk diajukan ke pihak sponsor, kemudian bidang fianance yaitu dia adalah seorang yang bisa mengurus pemasukan dan pengeluaran keuangan, bidang management, bukan berarti manajemen dalam bidang ekonomi melainkan management band atau artis, untuk bisa bernegosiasi dalam hal fee atau budget agar bisa tampil diacara tersebut, kemudian bidang Equipment, untuk mengisi posisi ini tentunya harus mengerti tentang sarana prasarana atau peralatan yang akan dipakai untuk acara tersebut seperti tempat acara, sound dll. Dan yang terakhir adalah publikasi, mungkin orang yang tepat untuk mengisi posisi ini adalah orang yang bergerak dibidang media, publikasi adalah hal yang paling krusial, penting adanya dalam membuat sebuah event, dengan maksud agar bisa menarik masa untuk datang keacara tersebut…jadi kesimpulan nya adalah bentuklah team dengan kriteria memiliki keahlian seperti yang saya sebutkan diatas, sekitar 7-8 orang termasuk kamu sebagai Project Officernya..ok
Tema
Tema itu penting dalam membuat sebuah event, mau itu bertemakan Charity, Tribute, Parade, Launching atau acara komunitas..itu terserah kalian mau bertemakan tentang apa ? apabila :
Charity : kita membuat acara charity dalam rangka apa? Bencana, sumbangan ke anak jalanan atau apa? Usahakan dalam acara ini bener-bener bermaksud dalam hal penggalangan dana, baik itu dana tersebut didapat dari penjualan tiket ataupun didapat dari sponsor, yang intinya dana tersebut pure untuk disumbangkan!
Tribute : untuk hal ini kita tidak bisa hanya sembarangan membuat tribute, tetapi kita harus tau kenapa kita membuat tribute itu? Kenapa band atau artis ini harus dibuatkan sebuah tribute? Apa pengaruhnya terhadap band lain? kriteria band yang menurut saya pantas untuk “di tribute kan” adalah legenda dan banyak pengaruhnya terhadap band lain!. Untuk pemilihan band yang tampil dalam tribute ini pun harus ada hubungan nya dengan band yang “di tribute kan “. Baik itu pengaruh dalam hal sama-sama memiliki genre yang sama atau berpengaruh terhadap scene..jangan sampai tribute to Pearl Jam tapi yang maen adalah Motordeath,,hahaha,..apa pengaruh nya coba Motordeath terhadap Pearl Jam?
Parade : acara seperti ini mungkin memerlukan waktu yang cukup lama dan dana yang cukup besar pula..karena parade itu berisikan begitu banyak band, baik itu hasil audisi ataupun bintang tamu..tapi tentunya saran saya apabila membuat sebuah event seperti ini usahakanlah dan utamakanlah band-band baru dengan maksud untuk mempromosikan band tersebut agar bisa lebih baik lagi kedepan nya
Launching : mungkin ini adalah bidang kita! Hehehe..biasanya Launching itu berkaitan dengan pihak lain..jadi event ini adalah milik E.O itu sendiri dan Pihak yang ingin dilaunchingkan seperti Records, Clothing atau perusahaan lain nya..dalam hal ini jangan sampai bahwa event ini 100 persen adalah tanggung jawab E.O baik itu dalam hal dana dll..buatlah sebuah perjanjian yang bisa menguntungkan antar kedua belah pihak baik itu dalm hal dana, Royalti ataupun keuntungan..toh acara ini buat kepentingan pihak yang ingin dilaunchingkan..tul ga? Kecuali kalo launching ini adalah launching E.O kamu..
Acara komunitas : nah, kalo acara seperti ini mungkin banyak sekali dibikin, tetapi bukan berarti tidak memiliki tema, dari judulnya pun mungkin akan ketebak bahwa acara ini bertemakan tentang apa? Misalkan “Hardcore Pride” jelaslah bahwa acara tersebut adalah acara Hardcore! Tetapi satu pesan saya jangan sampai kalian membuat acara komunitas tetapi band komunitas lainya tidak kalian ajak..usahakan lah ajak band komunitas lain untuk mempererat silaturahmi demi mempertahan kan scene..bener teu lur??
Judul
Setelah kita memilih tema acara tersebut kemudian buatlah judul yang menarik sesuai dengan tema tersebut yang bisa menarik perhatian masa,. Misalkan tema acaranya Death Metal dan judulnya “Ka Surgaaaaaaaaa” kan keren tuh.hahahaha….buatlah judul acara yang semenarik mungkin!
Waktu dan Tempat
Pemilihan waktu serta tempat bisa dibilang bisa berpengaruh..pilihlah waktu hari weekend atau hari libur (sabtu atau minggu) dan untuk tanggal..hmm! biasanya tanggal genap membawa hoki..ah, tapi itu mah mitos, toh discopunkhead tanggal 8 sukses!! Hahaha..8 genap yah..untuk tempat sendiri pilihlah tempat yang strategis berada di daerah perkotaan misalkan AACC atau Dago Tea House (klo buat di bandung).
Talent/Artis
Dalam pemilihan talent/artis/band usahakan band-band tersebut sesuai dengan tema acara seperti Sunday Bloody Sunday..kedengaran nya begitu sangar maka jelaslah band-bandnya pun harus beraliran Punk/Metal/Hardcore jangan sampai memasukan Local Drug Store dalam acara tersebut. Dan satu hal lagi sebuah acara tidak akan nyaman ditonton apabila memasukan semua genre dalam satu acara..bukan berarti “scene-secenan” tapi setiap acarakan memiliki massa yang berbeda apabila massa anak2 Pop disatukan dengan anak2 metal kan ga sinkron keliatan nya..kalau mau bikin acara kombinasi maka disesuai kan.. acara Punk/Metal/Hardcore dan acara Pop/Electro/Rock n ‘ Roll/Shoegaze dll..begituah!
Dana
Yup!! Ini adalah faktor penting dalam membuat sebuah acara.. Darimana kita mendapatkan dana untuk membuat acara tersebut? Kalau didapat dari patungan personil E.O itu sendiri ga akan mungkin menutupi..waeee..!!! buatlah proposal pengajuan untuk meminta dana ke sponsor, bikin isi proposal semenarik mungkin..Tema, Judul, Maksud dan Tujuan serta timbal balik nya apa terhadap sponsor tersebut agar bisa saling menguntungkan…dalam hal pendanaan sebuah acara tidak mungkin mendapatkan dana dari sponsor langsung bisa menutupi segala kebutuhan yang ada, tentu ada minus! Perhitungkan kita minus berapa sesuaikan dengan harga tiket dan target massa yang akan datang…membuat acara itu adalah gambling! Dana tersebut tentunya untuk memenuhi kebutuhan acara tersebut seperti bayar gedung/tempat, sarana prasarana/peralatan, Talent/artis, Konsumsi dan akomodasi lain nya…usahakan pihak yang berkaitan dengan kebutuhan tersebut adalah orang yang bisa diajak kerjasama untuk meminialisir pengeluaran.
Media
Media disini adalah sesuatu yang bisa mempublikasikan acara kalian, media disini bentuk nya dapat berupa Televisi, Radio, Majalah, Webzine, dan Videomaker. Kelima media tersebut mungkin bisa diajak kerjasama dalam hal barter promo dalam arti saling mempromosikan kedua belah pihak antara acara dengan media tersebut..dan biasanya bentuk promo untuk media tersebut yaitu pemasangan logo di poster/pamflet, Add lips mc, dan pemutaran di visual (apabila ada) sedangkan bentuk promo untuk acara itu sendiri adalah mempromosikan lewat add lips, spot, wawancara sampai liputan. Tetapi selain kelima media tersebut media-media lain seperti spanduk, poster, pamflet dan flyer diusahkan harus ada.
Volunteer
Adalah panitia diluar dari team inti, orang-orang ini adalah pihak yang membantu acara pas Hari-H carilah 10-20 orang (apabila team inti hanya 10 orang) yang bisa mengisi jobdesk seperti LO, Keamanan dll. Persiapkan lah volunteer ini pada H-7, buatlah rapat besar untuk mempersatukan nya agar tidak canggung dalam bekerja antara satu dengan yag lain nya.
Hari-H
Apabila segala persiapan sudah mencukupi mulai dari talent/artis, waktu/tempat, dana, media partner, volunteer dll. Maka saatnya untuk Hari-H, yang merupakan puncak dari segalanya dan pencerminan dari kerja keras kalian selama mempersiapkan prosesnya apakah nantinya akan sukses atau tidak, tergantung sejauh mana persiapan yang kalian siapkan dan tentunya jangan lupa berdoa…Selamat mencoba dan jangan kapok apabila acaranya tidak sukses…
Oleh : Yana Hermina
Saya tidak bermaksud sok tau..tetapi saya hanya ingin berbagi pengalaman aja setelah membuat sebuah event beberapa waktu lalu. Kalian mungkin ingin membuat sebuah E.O (Event Organizer) dan ingin membuat sebuah event tetapi belum terlalu paham untuk memulai nya……beginilah :
Team
Dalam sebuah event organizer tentunya harus ada kerjasama team, maka carilah Sdm-sdm yang sekiranya menurut kamu bisa dihandalkan dibidang nya masing-masing yang tentunya berkaitan dengan E.O kamu seperti bidang promoted yaitu dia itu seseorang yang bisa mempromosikan event yang akan kamu buat untuk diajukan ke pihak sponsor, kemudian bidang fianance yaitu dia adalah seorang yang bisa mengurus pemasukan dan pengeluaran keuangan, bidang management, bukan berarti manajemen dalam bidang ekonomi melainkan management band atau artis, untuk bisa bernegosiasi dalam hal fee atau budget agar bisa tampil diacara tersebut, kemudian bidang Equipment, untuk mengisi posisi ini tentunya harus mengerti tentang sarana prasarana atau peralatan yang akan dipakai untuk acara tersebut seperti tempat acara, sound dll. Dan yang terakhir adalah publikasi, mungkin orang yang tepat untuk mengisi posisi ini adalah orang yang bergerak dibidang media, publikasi adalah hal yang paling krusial, penting adanya dalam membuat sebuah event, dengan maksud agar bisa menarik masa untuk datang keacara tersebut…jadi kesimpulan nya adalah bentuklah team dengan kriteria memiliki keahlian seperti yang saya sebutkan diatas, sekitar 7-8 orang termasuk kamu sebagai Project Officernya..ok
Tema
Tema itu penting dalam membuat sebuah event, mau itu bertemakan Charity, Tribute, Parade, Launching atau acara komunitas..itu terserah kalian mau bertemakan tentang apa ? apabila :
Charity : kita membuat acara charity dalam rangka apa? Bencana, sumbangan ke anak jalanan atau apa? Usahakan dalam acara ini bener-bener bermaksud dalam hal penggalangan dana, baik itu dana tersebut didapat dari penjualan tiket ataupun didapat dari sponsor, yang intinya dana tersebut pure untuk disumbangkan!
Tribute : untuk hal ini kita tidak bisa hanya sembarangan membuat tribute, tetapi kita harus tau kenapa kita membuat tribute itu? Kenapa band atau artis ini harus dibuatkan sebuah tribute? Apa pengaruhnya terhadap band lain? kriteria band yang menurut saya pantas untuk “di tribute kan” adalah legenda dan banyak pengaruhnya terhadap band lain!. Untuk pemilihan band yang tampil dalam tribute ini pun harus ada hubungan nya dengan band yang “di tribute kan “. Baik itu pengaruh dalam hal sama-sama memiliki genre yang sama atau berpengaruh terhadap scene..jangan sampai tribute to Pearl Jam tapi yang maen adalah Motordeath,,hahaha,..apa pengaruh nya coba Motordeath terhadap Pearl Jam?
Parade : acara seperti ini mungkin memerlukan waktu yang cukup lama dan dana yang cukup besar pula..karena parade itu berisikan begitu banyak band, baik itu hasil audisi ataupun bintang tamu..tapi tentunya saran saya apabila membuat sebuah event seperti ini usahakanlah dan utamakanlah band-band baru dengan maksud untuk mempromosikan band tersebut agar bisa lebih baik lagi kedepan nya
Launching : mungkin ini adalah bidang kita! Hehehe..biasanya Launching itu berkaitan dengan pihak lain..jadi event ini adalah milik E.O itu sendiri dan Pihak yang ingin dilaunchingkan seperti Records, Clothing atau perusahaan lain nya..dalam hal ini jangan sampai bahwa event ini 100 persen adalah tanggung jawab E.O baik itu dalam hal dana dll..buatlah sebuah perjanjian yang bisa menguntungkan antar kedua belah pihak baik itu dalm hal dana, Royalti ataupun keuntungan..toh acara ini buat kepentingan pihak yang ingin dilaunchingkan..tul ga? Kecuali kalo launching ini adalah launching E.O kamu..
Acara komunitas : nah, kalo acara seperti ini mungkin banyak sekali dibikin, tetapi bukan berarti tidak memiliki tema, dari judulnya pun mungkin akan ketebak bahwa acara ini bertemakan tentang apa? Misalkan “Hardcore Pride” jelaslah bahwa acara tersebut adalah acara Hardcore! Tetapi satu pesan saya jangan sampai kalian membuat acara komunitas tetapi band komunitas lainya tidak kalian ajak..usahakan lah ajak band komunitas lain untuk mempererat silaturahmi demi mempertahan kan scene..bener teu lur??
Judul
Setelah kita memilih tema acara tersebut kemudian buatlah judul yang menarik sesuai dengan tema tersebut yang bisa menarik perhatian masa,. Misalkan tema acaranya Death Metal dan judulnya “Ka Surgaaaaaaaaa” kan keren tuh.hahahaha….buatlah judul acara yang semenarik mungkin!
Waktu dan Tempat
Pemilihan waktu serta tempat bisa dibilang bisa berpengaruh..pilihlah waktu hari weekend atau hari libur (sabtu atau minggu) dan untuk tanggal..hmm! biasanya tanggal genap membawa hoki..ah, tapi itu mah mitos, toh discopunkhead tanggal 8 sukses!! Hahaha..8 genap yah..untuk tempat sendiri pilihlah tempat yang strategis berada di daerah perkotaan misalkan AACC atau Dago Tea House (klo buat di bandung).
Talent/Artis
Dalam pemilihan talent/artis/band usahakan band-band tersebut sesuai dengan tema acara seperti Sunday Bloody Sunday..kedengaran nya begitu sangar maka jelaslah band-bandnya pun harus beraliran Punk/Metal/Hardcore jangan sampai memasukan Local Drug Store dalam acara tersebut. Dan satu hal lagi sebuah acara tidak akan nyaman ditonton apabila memasukan semua genre dalam satu acara..bukan berarti “scene-secenan” tapi setiap acarakan memiliki massa yang berbeda apabila massa anak2 Pop disatukan dengan anak2 metal kan ga sinkron keliatan nya..kalau mau bikin acara kombinasi maka disesuai kan.. acara Punk/Metal/Hardcore dan acara Pop/Electro/Rock n ‘ Roll/Shoegaze dll..begituah!
Dana
Yup!! Ini adalah faktor penting dalam membuat sebuah acara.. Darimana kita mendapatkan dana untuk membuat acara tersebut? Kalau didapat dari patungan personil E.O itu sendiri ga akan mungkin menutupi..waeee..!!! buatlah proposal pengajuan untuk meminta dana ke sponsor, bikin isi proposal semenarik mungkin..Tema, Judul, Maksud dan Tujuan serta timbal balik nya apa terhadap sponsor tersebut agar bisa saling menguntungkan…dalam hal pendanaan sebuah acara tidak mungkin mendapatkan dana dari sponsor langsung bisa menutupi segala kebutuhan yang ada, tentu ada minus! Perhitungkan kita minus berapa sesuaikan dengan harga tiket dan target massa yang akan datang…membuat acara itu adalah gambling! Dana tersebut tentunya untuk memenuhi kebutuhan acara tersebut seperti bayar gedung/tempat, sarana prasarana/peralatan, Talent/artis, Konsumsi dan akomodasi lain nya…usahakan pihak yang berkaitan dengan kebutuhan tersebut adalah orang yang bisa diajak kerjasama untuk meminialisir pengeluaran.
Media
Media disini adalah sesuatu yang bisa mempublikasikan acara kalian, media disini bentuk nya dapat berupa Televisi, Radio, Majalah, Webzine, dan Videomaker. Kelima media tersebut mungkin bisa diajak kerjasama dalam hal barter promo dalam arti saling mempromosikan kedua belah pihak antara acara dengan media tersebut..dan biasanya bentuk promo untuk media tersebut yaitu pemasangan logo di poster/pamflet, Add lips mc, dan pemutaran di visual (apabila ada) sedangkan bentuk promo untuk acara itu sendiri adalah mempromosikan lewat add lips, spot, wawancara sampai liputan. Tetapi selain kelima media tersebut media-media lain seperti spanduk, poster, pamflet dan flyer diusahkan harus ada.
Volunteer
Adalah panitia diluar dari team inti, orang-orang ini adalah pihak yang membantu acara pas Hari-H carilah 10-20 orang (apabila team inti hanya 10 orang) yang bisa mengisi jobdesk seperti LO, Keamanan dll. Persiapkan lah volunteer ini pada H-7, buatlah rapat besar untuk mempersatukan nya agar tidak canggung dalam bekerja antara satu dengan yag lain nya.
Hari-H
Apabila segala persiapan sudah mencukupi mulai dari talent/artis, waktu/tempat, dana, media partner, volunteer dll. Maka saatnya untuk Hari-H, yang merupakan puncak dari segalanya dan pencerminan dari kerja keras kalian selama mempersiapkan prosesnya apakah nantinya akan sukses atau tidak, tergantung sejauh mana persiapan yang kalian siapkan dan tentunya jangan lupa berdoa…Selamat mencoba dan jangan kapok apabila acaranya tidak sukses…
Post a Comment